(Hinweis: Dies ist die Übersetzung eines Artikels aus einem spanischsprachigen Blog zunächst ins Englische.)
Übersetzung: aus dem Englisches von Mike Saunders
Für Adlair Cerecedo-Méndez begann die Arbeit mit LibreOffice als Reaktion auf einen konkreten Bedarf: die Unterstützung der mexikanischen Regierung bei der Bereitstellung einer auf öffentliche Einrichtungen zugeschnittenen Office-Suite. Im Laufe der Zeit entwickelte sich diese technische Tätigkeit zu einer Erfahrung der Zusammenarbeit mit der internationalen LibreOffice-Community und zu einer Gelegenheit, freie Software im öffentlichen Sektor zu fördern.
Obwohl Adlair LibreOffice bereits seit der Zeit von OpenOffice nutzte, nahm sein beruflicher Einsatz für das Projekt um das Jahr 2020 herum konkrete Formen an, als er zur Mitarbeit an der Entwicklung einer Office-Suite für die Regierung eingeladen wurde. Die Initiative war Teil einer umfassenderen Vision: die Abhängigkeit von proprietären Lösungen zu verringern, freie Software einzusetzen und die technologischen Kompetenzen des Staates zu stärken.
Aufbau auf einer bestehenden Plattform
Office GOBMX basierte nicht von Anfang an zwangsläufig auf LibreOffice. Zunächst wurde zwar in Erwägung gezogen, eine Office-Suite von Grund auf neu zu entwickeln, doch die technische Analyse verdeutlichte das Ausmaß dieser Herausforderung: Die Entwicklung, Wartung und Weiterentwicklung einer solchen Anwendung hätte erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwand erfordert.
LibreOffice bot eine ausgereifte, plattformübergreifende Open-Source-Basis, die von einer internationalen Gemeinschaft getragen wurde. Es war sinnvoller, diese Lösung an die behördlichen Anforderungen anzupassen, als eine komplette Office-Suite neu zu entwickeln. So entstand das Konzept für Office GOBMX: Man setzte auf vorhandene Technologie und passte diese an die Bedürfnisse öffentlicher Einrichtungen an.
Das Ziel bestand nicht nur darin, Lizenzkosten zu senken, sondern auch eine größere technologische Eigenständigkeit zu erreichen. Für Adlair bedeutet Souveränität nicht, die genutzten Werkzeuge von heute auf morgen auszutauschen. Vielmehr handelt es sich um einen schrittweisen Prozess, der es dem Staat ermöglicht, selbst über die eingesetzten Technologien zu entscheiden, diese zu verstehen, anzupassen und mit eigenem Fachwissen zu warten.
Migration ist auch ein menschlicher Prozess
Die Einführung brachte Herausforderungen hinsichtlich der Kompatibilität mit Dokumenten, Makros, Formaten und Prozessen mit sich, die über Jahre hinweg für andere Tools entwickelt worden waren. Zudem musste geklärt werden, was unverändert weiterverwendet werden konnte und was angepasst oder neu implementiert werden musste.
Doch die größte Herausforderung, so erinnert sich Adlair, war der Widerstand gegen Veränderungen. Office-Tools sind fester Bestandteil des Arbeitsalltags vieler Menschen, und eine Migration kann gewohnte Abläufe und Verfahren stören. Daher reicht die bloße Installation der Software nicht aus; vielmehr müssen Prozesse analysiert, die Kompatibilität geprüft, Dokumente migriert, Anwender geschult sowie Beratung und Support bereitgestellt werden.
Auch die Koexistenz mit Microsoft Office war Teil der Umstellung. In der öffentlichen Verwaltung zirkulieren Dokumente zwischen Behörden, Bürgern, Unternehmen und Dienstleistern. Obwohl LibreOffice Interoperabilität mit weit verbreiteten Formaten bietet, erfordern bestimmte komplexe Dokumente, Vorlagen und Makros besondere Aufmerksamkeit. Die Strategie, erklärt Adlair, müsse schrittweise erfolgen: Förderung offener Formate wie ODF, ohne dabei die Arbeitsabläufe zu stören oder die Fähigkeit zum Dateiaustausch mit dem bestehenden Ökosystem zu verlieren.
Anpassen, prüfen und lernen
Open-Source-Software ermöglichte die Entwicklung von Komponenten, die auf spezifische institutionelle Anforderungen zugeschnitten waren. Ein Beispiel hierfür ist ein Dokumenten-Validierungstool, das entwickelt wurde, um interne Elemente in mit Microsoft-Tools erstellten Dateien zu analysieren und technische Erkenntnisse über die darin enthaltenen Informationen zu gewinnen. Im behördlichen Kontext, so betont Adlair, sei es wichtig, diese Elemente zu verstehen, anstatt sie vorschnell als irrelevant oder ohne Auswirkungen einzustufen.
Die Möglichkeit, direkt mit dem Code zu arbeiten, erwies sich auch im Umgang mit Altsystemen und -prozessen – etwa alten Makros und Workflows in Microsoft Access – als wertvoll. Anstatt die Einschränkungen einer proprietären Software als unvermeidlich hinzunehmen, konnte das Team diese Fälle unter dem Gesichtspunkt von Anpassung und Migration angehen.
Gleichzeitig liefert die Erfahrung mit Office GOBMX Erkenntnisse, die auch für andere öffentliche Verwaltungen von Nutzen sein können. Auch wenn jede Behörde unterschiedliche Anforderungen hat, ähneln sich viele der Herausforderungen: technologische Abhängigkeit, Altbestände an Dokumenten, Interoperabilität, Schulungsbedarf und Widerstände gegen Veränderungen. Die angewandte Methodik – von der Planung und Kompatibilitätsanalyse bis hin zur Implementierung und laufenden Betreuung – kann dabei als nützliche Orientierungshilfe dienen.
Von technischer Erfahrung zur Community
Adlairs Verbindung zur internationalen LibreOffice-Community festigte sich im Jahr 2023, als er an der lateinamerikanischen LibreOffice-Konferenz in Mexiko-Stadt teilnahm. Dort traf er auf Mitglieder der Community und gewann nicht nur ein tieferes Verständnis für die Software, sondern auch für die Zusammenarbeit, die sie trägt.
Aus seiner Sicht als Mitglied der The Document Foundation ist diese Verbindung besonders wertvoll: Personen, die LibreOffice in Behörden und öffentlichen Einrichtungen einführen, können sich über Praxisbeispiele, Anforderungen an die Interoperabilität und Erfahrungen aus groß angelegten Implementierungen austauschen. Im Gegenzug stellt die Community Fachwissen sowie eine Plattform für die Mitarbeit an der Weiterentwicklung des Projekts bereit.
Für Adlair bleibt die fortlaufende Kompatibilität mit Microsoft-Office-Dokumenten wichtig – nicht als Ziel einer dauerhaften Abhängigkeit, sondern als Mittel, um die Hürden für die Einführung zu senken. Eine bessere Interoperabilität erleichtert den Umstieg und ermöglicht es Organisationen, schrittweise auf offene Formate wie ODF zu setzen.
In diesem Sinne ist Office GOBMX mehr als nur der Wechsel von einer Office-Suite zur anderen. Es ist ein Projekt, das zeigt, wie öffentliche Einrichtungen offene Technologien nutzen, technisches Know-how bewahren und eigene Kompetenzen aufbauen können. Adlair setzt sich weiterhin für die Verbreitung der Software bei Regierungsbehörden ein, in der Hoffnung, dass die dabei gewonnenen Erkenntnisse auch die Regierungen der Bundesstaaten und andere Institutionen im ganzen Land erreichen.
