Übersetzung: englisches Original von Mike Saunders
Weltweit lösen sich immer mehr staatliche Stellen aus der Abhängigkeit von großen Technologieanbietern (Vendor-Lock-in) und stellen auf freie Open-Source-Software wie LibreOffice um. Dies stärkt den Datenschutz, die Sicherheit und die digitale Souveränität. Ein Beispiel hierfür ist das österreichische Bundesheer, das 16.000 PCs von Microsoft Office auf LibreOffice umgestellt hat. Wir haben mit den Verantwortlichen gesprochen, um zu erfahren, wie dieser Wechsel vollzogen wurde…
Wann hat das alles begonnen? Wann wurden die ersten Entscheidungen getroffen?
Es hat 2020 begonnen, mit dem Trend, dass Software, zunehmend in der Cloud und weniger on-premises, auf Geräten in Unternehmen, laufen sollte. Damals haben wir geprüft, welche Garantien es für den Betrieb von Software speziell Microsoft Office direkt am Arbeitsplatz, ohne irgendeine Cloud-Verbindung gibt. Die Prüfung und Vorbereitung begann also 2020.
Ende2022, Anfang 2023 wurde dann die Entscheidung getroffen, auf LibreOffice umzusteigen. Mit den Zielen, dass die Daten niemals das Unternehmen verlassen und , dass die Applikation Office ohne externe Abhängigkeiten benutzt werden kann.
Wer hat die Entscheidung getroffen?
Die Entscheidung wurde so aufbereitet, dass unsere „Unternehmensführung“, dass das Bundesministerium der Landesverteidigung, auf Basis der ausgearbeiteten Informationen hinsichtlich der zukünftigen Entwicklung von Software und Cloud-Abhängigkeiten.entscheiden konnte, dass wir auf LibreOffice umsteigen,
Es ist tatsächlich über das Kabinett der Frau Bundesminister und auch die zuständigen Fachabteilungen entschieden worden. Also ganz oben.
Habt ihr am Anfang ein „Timeline“ gemacht – also „Bis X soll Y passieren“ und so?
Nachdem wir den Auftrag erhalten haben, haben wir die Planung durchgeführt, wie die Umstellung passieren kann und was zu passieren hat. Die Planung hat einerseits schon früh enthalten, dass wir unsere Anwender zeitnah zu LibreOffice führen, einerseits durch Installation von LibreOffice auf Wunsch des Anwenders. Das heißt, wir haben es bereitgestellt, und die AnwenderInnen, die es haben wollten, konnte es sich installieren lassen.
Da haben wir doch sehr hohe Installationsquoten gesehen – zwar nicht zu 100%, aber etwa die Hälfte.
Die Hälfte von 16.000?
Ja. Und der nächste Schritt, den wir geplant haben, war dann die verpflichtende Nutzung, weil es entscheidend ist, nicht nur anzukündigen, dass etwas Neues kommt, sondern auch die Verwendung einzufordern, damit man frühzeitig mit dem Werkzeug arbeiten muss. Natürlich muss der Umstieg von einem Office, das über 30 Jahre im Unternehmen verwendet wird, zu einem ganz neuen Produkt – auch wenn es ähnlich aussieht, aber sich anders verhält – geübt werden.
Deswegen haben wir gezielt, in ausgewählten Services, die Verwendung von LibreOffice verpflichtend gemacht. Und das schon 2023, sodass die Anwender frühzeitig in Kontakt gekommen sind. Die Anwender hatten also Zeit, den Umstieg auch für sich eigens abzustimmen, vorzubereiten, und wir haben nicht mit einen „Big Shot“ alles auf einmal umgedreht. Es wurde über mehrere Jahre angekündigt.
Schließlich dann im Dezember 2024 wurde die Verwendung von LibreOffice verpflichtend für die interne Zusammenarbeit. Damit haben wir tatsächlich mehrere Jahre Vorbereitungszeit gegeben, um diesen Umstieg möglichst problemlos zu gestalten.
Viele sind also vom Anfang an freiwillig auf LibreOffice umgestiegen, ohne gezwungen zu werden. Gab es viel Widerstand? Habt ihr die Benutzeroberfläche angepasst?
Die genannten 8.000 Anwender haben sich das Produkt installiert, um zu sehen, was kommt. Das heißt nicht, dass diese Personen – alle 8.000 – dann sofort LibreOffice verwendet haben. Aber es war einmal für uns ein guter Indikator, zu sehen, wie die Stimmung ist. Wenn das 200 installieren, ist das etwas anderes, als wenn es so viele sind.
Wir haben frühzeitig, bevor wir die verpflichtende Nutzung gefordert haben, umfangreiche E-Learning-Module und Videos bereitgestellt – inklusive was wir „Fast-Tracks“ für die einzelnen Module nennen. Mit denen war es innerhalb von 15 Minuten möglich, die wichtigsten Änderungen für Writer, für Calc, für Impress und auch Base kennenzulernen, damit man nicht in die typischerweise auftretenden Fallen tritt.
Wer diese 15 Minuten investiert, wird sich bei der Verwendung wesentlich leichter tun.
Wir haben den Anwendern die Möglichkeit gegeben, sich vorzubereiten und diese Kurse und Videos eigenständig zu ihrem gewählten Zeitpunkt anzusehen.
Was auch wichtig ist: Was wir gelernt haben, war dass wir, Fragen einzelner Anwender, z.B. zu unbekannten Lösungswegen oder fehlenden Features, rasch für die Allgemeinheit beantworten.
Daher haben wir ganz gezielt nach geeigneten Kommunikationswegen gesucht, und wir haben uns dann darauf geeinigt, dass wir etwa wöchentlich zu einem ganz bestimmten klar abgegrenzten Thema eine sogenannte „Tipp der Woche“ ausgegeben haben. Und diese „Tipp der Woche“ erscheint jeden Montag im Intranet mit einem aktuellen Thema. Das heißt, wer am Montag den Browser aufmacht, sieht den „Tipp der Woche“.
Dort sind Themen erklärt, die wir in der Vorwoche erfahren haben. Wenn wir eine neue Version ausliefern, gibt es einen „Tipp der Woche“ mit den neuesten Features. Wenn wir neue Funktionen und Erweiterungen, die auch vom Bundesheer gesponsert werden, bereitstellen, dann wird im „Tipp der Woche“ darauf hingewiesen.
Aber auch zu Usability-Themen werden erläutert – zum Beispiel, wie schaltet man die Menüzeile ein, auch wenn die Registeroberfläche gewählt wird. Wie verwende ich Präsentationen auf mehreren Bildschirmen und so weiter und so fort. Und diese „Tipps der Woche“ machen wir jetzt seit zwei Jahren, und die kommen ganz gut an. Das ist für uns ein gutes Kommunikationsmittel.
Nächste Woche veröffentlichen wir Teil 2 des Interviews. Darin geht es um die Funktionen und Verbesserungen in LibreOffice, die vom österreichischen Militär finanziert wurden, sowie um Tipps für künftige Migrationen. Bleiben Sie dran …
