Veranstalten Sie die LibreOffice Konferenz 2025 an Ihrem Standort!

LibreOffice Konferenz 2024 (Luxemburg) Gruppenfoto

Einmal im Jahr versammelt sich die LibreOffice-Gemeinschaft zu einer globalen Gemeinschaftsveranstaltung: der LibreOffice Konferenz. Nach einer Reihe erfolgreicher Veranstaltungen – Paris, Berlin, Mailand, Bern, Aarhus, Brünn, Rom, Tirana, Almeria, zwei Online-Veranstaltungen, erneut Mailand und Bukarest – fand sie 2024 in Luxemburg statt. Und wir hatten eine tolle Zeit!

Die Konferenz findet in der Regel zwischen September und November statt, wobei der September bevorzugt wird.

Jetzt suchen wir nach Standorten für 2025! Die Organisation der Konferenz ist eine großartige Möglichkeit, Erfahrungen mit der Durchführung von Veranstaltungen und der Verwaltung von Gemeinschaften zu sammeln – wenn Sie also Interesse haben, lassen Sie es uns wissen.

Die Frist für die Einreichung von Vorschlägen endet am 28. Februar 2025. Nach Eingang der Bewerbungen werden wir prüfen, ob alle Voraussetzungen erfüllt sind, und den Gesamtinhalt des Vorschlags bewerten und allen Bewerbern die Möglichkeit geben, Fragen zu beantworten und gegebenenfalls Einzelheiten zu klären.

Was Bewerber wissen müssen

Es werden mehrere Teammitglieder benötigt, und je näher die Veranstaltung rückt, desto zeitaufwändiger wird die Arbeit, und jedes Teammitglied sollte in der Lage sein, so viel Zeit wie nötig aufzubringen. Auch der Umgang mit Finanzen und Sponsoren ist eine besondere Verantwortung der lokalen Konferenzorganisatoren. Obwohl die The Document Foundation (TDF) eine Liste von Sponsoren zur Verfügung stellt und den Prozess erleichtert, muss das Team in der Lage sein, das Budget entsprechend der Höhe der Sponsorengelder zu verwalten und die Ausgaben auf der Grundlage des daraus resultierenden Geldbetrags zu tätigen.

In der Vergangenheit haben wir Bewerbungen von verschiedenen Dritten erhalten, darunter Kasinos oder professionelle Veranstaltungsmanager. Denken Sie daran, dass die LibreOffice Konferenz eine Veranstaltung der Gemeinschaft ist, von der Gemeinschaft für die Gemeinschaft. Obwohl wir das Interesse von Personen mit professionellem Hintergrund zu schätzen wissen, werden Vorschläge, die nicht von Mitgliedern der Gemeinschaft (nicht nur von TDF-Mitgliedern) unterstützt und vorangetrieben werden, nicht als gültig angesehen.

LibreOffice Konferenz 2023 (Bukarest) Gruppenfoto

Was muss der Vorschlag beinhalten?

WICHTIG: Vorschläge, in denen die folgenden Angaben fehlen, können als unvollständig betrachtet werden. Wir bemühen uns zwar, jedem Antragsteller die Möglichkeit zu geben, fehlende Informationen zu ergänzen oder zu klären, doch gibt es keine Garantie dafür, dass der Vorschlag angenommen wird, da der Zeitrahmen recht kurz ist. Um die Chancen zu erhöhen, dass Ihr Vorschlag angenommen wird, beantworten Sie bitte so viele der folgenden Fragen wie möglich.

Das Team

Nur Vorschläge mit einer angemessenen Anzahl von Teammitgliedern, die in der Lage sind, Zeit zu investieren und Teil der LibreOffice-Gemeinschaft sind, werden als gültig betrachtet. Unserer Erfahrung nach sind mindestens fünf Teammitglieder erforderlich, und diese Teammitglieder müssen mit der Gemeinschaft interagieren und kommunizieren. Bitte nennen Sie alle Teammitglieder, ihre Rolle in der Gemeinschaft und ihre zeitliche Verfügbarkeit (insbesondere im Monat vor der Konferenz).

Mindestens ein Teammitglied sollte sich ausschließlich um die Beziehungen zu den Sponsoren und die Verwaltung der Einladungen für VISAs kümmern (wie für viele Länder erforderlich). Diese beiden Aufgaben erfordern viel Zeit und sind für die Organisation von entscheidender Bedeutung. Unserer Erfahrung nach müssen mindestens ein paar Dutzend VISA-Anträge, wenn nicht mehr, bearbeitet werden, und Sie benötigen zwischen 10.000 und 20.000 € an Sponsorengeldern. Bitte lassen Sie uns wissen, ob Sie mindestens ein Teammitglied haben, das bereit ist, an diesen Themen zu arbeiten.

Die veranstaltende Einrichtung

Die The Document Foundation (TDF) selbst wird weder rechtlich noch finanziell für die Organisation der Veranstaltung verantwortlich sein. Obwohl sie die Organisation der Konferenz mit allen möglichen Mitteln unterstützen wird, ist es notwendig, dass eine lokale Einrichtung, ein Unternehmen oder vorzugsweise eine gemeinnützige Organisation, sich um die finanziellen und rechtlichen Anforderungen wie Versicherungen und die Unterzeichnung vertraglicher Verpflichtungen kümmert.

Ein weiterer wichtiger Grund für eine lokale Einrichtung ist die Tatsache, dass VISA-Einladungsschreiben in der Regel nur von einer lokalen Einrichtung im Land ausgestellt werden können. Bitte geben Sie Einzelheiten über die Organisation, ihre Art und ihre Leitung an.

Der Hauptveranstaltungsort

Der Veranstaltungsort sollte aus dem Ausland leicht erreichbar sein, also idealerweise einen Flughafen und einen Hauptbahnhof in der Nähe haben. Er sollte auch eine gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr haben. Bitte geben Sie Einzelheiten zum Veranstaltungsort, seiner Lage und seiner Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr an.

Idealerweise gibt es nur einen Veranstaltungsort für alle Konferenzsitzungen. Falls Sie die Konferenz auf zwei Veranstaltungsorte verteilen, sollten diese mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder zu Fuß in höchstens 10 Minuten erreichbar sein. Bitte teilen Sie uns mit, wenn Sie mehr als einen Veranstaltungsort vorsehen (mit Ausnahme von Partys und Empfängen).

Der Hauptveranstaltungsort sollte teilweise für Rollstuhlfahrer zugänglich sein, wobei zumindest die Eröffnungs-/Schlussveranstaltung und der Hauptveranstaltungsraum diese Anforderung erfüllen sollten. Bitte teilen Sie uns mit, wie zugänglich der Veranstaltungsort ist.

LibreOffice Konferenz 2022 (Mailand) Gruppenfoto

Die Konferenz selbst dauert 3 Tage, aber es gibt einen zusätzlichen Tag vor der Konferenz, der für gemeinschaftliche Treffen vorgesehen ist, was bei dem Vorschlag berücksichtigt werden sollte.

Teilen Sie uns auch mit, ob am Veranstaltungsort Defibrillatoren vorhanden sind und ob Ihr Team über Grundkenntnisse in Erster Hilfe verfügt.

Die Bereitstellung von Leinwänden, Projektoren und Räumen für zwei bis fünf parallele Veranstaltungen für insgesamt etwa 200 Teilnehmer ist ebenfalls erforderlich. Bitte lassen Sie uns wissen, ob Ihr Veranstaltungsort diese Anforderungen erfüllt.

Neben den Präsentationen besteht oft der Bedarf an privaten Treffen. Sicherlich gibt es eine Sitzung des TDF-Vorstands, eine Sitzung des Mitgliedschaftsausschusses und eine Sitzung des TDF-Teams, so dass mindestens zwei zusätzliche Räume einen Tag vor und einen Tag nach der Konferenz benötigt werden. Diese Sitzungsräume können auch an einem anderen Ort als dem Hauptkonferenzort sein. Bitte lassen Sie uns wissen, ob Sie diese Räume zur Verfügung stellen können.

LibreOffice Konferenz 2019 (Almeria) Gruppenfoto

Unterkunft

Da wir etwa 200 Besucher erwarten, ist die Verfügbarkeit von Drei-/Vier-Sterne-Hotelzimmern oder gleichwertigen Unterkünften (B&B o.ä.) erforderlich. Bitte erläutern Sie das Hotelangebot in der Nähe des Veranstaltungsortes.

Das Angebot von Couch-Surfing, Motels, Jugendherbergen oder anderen kostenlosen bis günstigen Unterkünften ist ein Nice-to-have. Bitte teilen Sie uns mit, ob solche Unterkünfte an Ihrem Veranstaltungsort verfügbar sind.

Eine Sache noch…

Bitte beschreiben Sie in Ihren eigenen Worten, warum Sie die nächste LibreOffice Konferenz ausrichten möchten, was Sie motiviert und was Sie sich von der Organisation der Veranstaltung erwarten.

Andere Informationen

Bitte schreiben Sie alles, was Ihre Bewerbung unterstützen kann, wie beispielsweise:

• Verbreitung von freier Open-Source-Software und offenen Dokumentenstandards in Ihrem Land/Ihrer Region
• FOSS-Unterstützung durch nationale/lokale Regierungsstellen oder andere Organisationen, Unternehmen, Benutzergruppen
• Kulturelle und/oder IT-bezogene Veranstaltungen in der Nähe der Konferenz (Parallelveranstaltungen sind kein Problem, wenn sie die Teilnehmer nicht von der LibreOffice-Konferenz ablenken)
• Potenzielle Konferenzsponsoren und der Umfang des Sponsorings, wenn es bereits bestätigt ist
• Partys und Empfänge, die bereits geplant sind, auch in Partnerschaft mit anderen lokalen Organisationen
• Alles andere…

Die Bereitstellung einer Kinderbetreuung wäre eine schöne Ergänzung zur Bewerbung, da es Teilnehmer mit Kindern gibt, die zur Teilnahme ermutigt werden könnten, wenn dieser Service verfügbar ist. Nützliche Informationen finden Sie vielleicht auf dem speziellen Pad für das Konferenzmanagement.

Wie Sie sich bewerben

Bitte senden Sie Ihren Vorschlag als einfache Text-E-Mail oder HTML-E-Mail oder als Open Document File an info@documentfoundation.org. Bitte schreiben Sie nur auf Englisch. Spätestens eine Woche nach Eingang Ihres Vorschlags erhalten Sie von uns eine Bestätigung Ihrer Bewerbung. Sollten Sie bis dahin keine Antwort von uns erhalten haben, teilen Sie uns dies bitte mit.

Nochmals, die Frist endet am 28. Februar 2025 24:00 UTC

Wir danken Ihnen für Ihr Interesse an der Ausrichtung unserer Konferenz! 😊.