Bewährte Verfahren zum Erstellen und Bearbeiten von OpenDocument Format (ODF)-Dateien

Die Einhaltung dieser Richtlinien kann die Produktivität steigern und gewährleisten, dass Dokumente unabhängig von der Plattform langfristig konsistent, robust und zugänglich bleiben.

Verwenden Sie zunächst einen Editor wie LibreOffice, der das Format ohne Konvertierung nativ unterstützt. Dadurch bleiben die Nuancen der ODF-XML-Struktur erhalten, alle Funktionen werden unterstützt und das Risiko von Formatierungsproblemen oder Datenverlusten wird verringert. Außerdem wird sichergestellt, dass die Dokumente vollständig mit dem ISO-Standard kompatibel sind.

Verwenden Sie zweitens eine aktuelle Version von LibreOffice, um von den kontinuierlichen Verbesserungen im ODF-Funktionsmanagement zu profitieren, Fehler zu vermeiden, die zu Dateibeschädigungen führen könnten (was dank der Robustheit des ODF-Formats zwar selten vorkommt, aber dennoch möglich ist), und um ein Höchstmaß an Sicherheit bei der Dateiverwaltung zu genießen.

Drittens sollten Sie für alle Elemente wie Überschriften, Schriftarten, Absätze und Tabellen LibreOffice-Dokumentvorlagen und -Stile verwenden, um eine einheitliche Formatierung im gesamten Dokument sicherzustellen. Auf diese Weise können Sie globale Änderungen schnell vornehmen, indem Sie den Stil ändern, anstatt jedes einzelne Element, und die Barrierefreiheit verbessern, da Bildschirmleseprogramme und andere assistive Technologien auf eine einheitliche Struktur angewiesen sind. Dies führt auch zu kleineren, robusteren ODF-Dateien.

Das Erstellen und Wiederverwenden von LibreOffice-Vorlagen ist eine hervorragende Praxis für Unternehmen, die viele ähnliche Dokumente (wie Rechnungen oder Monatsberichte) erstellen. Sobald alle Merkmale des Dokuments definiert sind, speichern Sie es einfach im „Vorlagenformat”, um eine leere Kopie mit allen wiederkehrenden Elementen zu erhalten.

Die vierte Bedingung ist, Dokumente häufig und regelmäßig zu speichern und zu sichern. ODF-Dateien sind komprimierte XML-Dateien, was sie robust und zuverlässig macht, aber nicht immun gegen Probleme. In einer Geschäftsumgebung ist es ratsam, eine Cloud-Speicherlösung mit Versionshistorie zu verwenden, wie z. B. Nextcloud, mit der Sie zu einer früheren Version einer Datei zurückkehren können.

Die fünfte Empfehlung lautet, übermäßig komplexe Formatierungen zu vermeiden, um eine maximale Kompatibilität beim Austausch von ODF-Dateien mit einem vielfältigen Publikum oder bei der Konvertierung in andere Formate, wie beispielsweise proprietäre Microsoft Office-Formate, zu gewährleisten, da komplizierte Layouts, eingebettete Objekte oder Makros möglicherweise nicht funktionieren oder anders dargestellt werden.

Es wird empfohlen, grundlegende Stile und Standard-LibreOffice-Schriftarten (Open Source und für alle Benutzer verfügbar) oder Schriftarten zu verwenden, die von jedem Benutzer unabhängig vom Betriebssystem installiert werden können, auch wenn sie durch eine Endbenutzer-Lizenzvereinbarung geschützt sind (wie z. B. Microsoft Aptos, das nur von der Microsoft-Website heruntergeladen werden kann). Sie sollten auch die übermäßige Verwendung von Tabellen oder verschachtelten Textfeldern vermeiden.

Die sechste Bedingung besteht darin, Multimedia-Inhalte sinnvoll zu integrieren und die in Präsentationen verwendeten Bilder oder Videos zu optimieren, um ihre Größe zu reduzieren, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.

Die siebte und letzte Bedingung besteht darin, die Originaldatei immer im ODF-Format zu speichern, auch wenn Sie sie mit Benutzern teilen, die darauf bestehen, das proprietäre Format von Microsoft Office zu verwenden – und damit die Eigentumsrechte an ihren Dateien an Microsoft abtreten. Sobald das Dokument fertiggestellt ist, speichern Sie eine Kopie im OOXML-Format und geben Sie diese an Microsoft-Benutzer weiter.

Wenn Sie ein OOXML-Dokument von einem Microsoft-Benutzer erhalten, speichern Sie ebenfalls sofort eine Kopie im ODF-Format, um es zu bearbeiten, bis das Dokument fertiggestellt ist und die OOXML-Kopie wieder weitergegeben werden kann.

Wenn Sie ein Dokument innerhalb eines Teams weitergeben, ist es ratsam, Feedback in Form von Kommentaren zu geben, anstatt den Text des Dokuments zu bearbeiten, und die Änderungsverfolgung zu aktivieren, damit Änderungen vor der Annahme oder Ablehnung überprüft werden können. Arbeiten Sie nach Möglichkeit auf einer gemeinsamen ODF-Plattform auf Basis der LibreOffice-Technologie und der Cloud, wie z. B. Collabora Online.

Offene Standardformate wie ODF ermöglichen es Ihnen, die Abhängigkeit von einem einzigen Anbieter zu vermeiden, die Eigentumsrechte und Kontrolle über Ihre Dokumente zu behalten und Ihre Arbeit zukunftssicher zu machen – aber nur, wenn sie sinnvoll eingesetzt werden. Durch die Befolgung bewährter Verfahren können Sie ODF-Dokumente reibungsloser und bequemer verwalten, ohne auf die Vorteile des ISO-Standardformats verzichten zu müssen.